1. Назначение

Система предназначена для упрощения и ускорения процесса создания документации преподавателей, кафедр, факультетов, института:

• планов на календарный год, ежемесячных отчётов и отчётов за календарный год, подготавливаемых в рамках реализации программы получения гранта Президента Российской Федерации профессорско-преподавательским составом СПбГИКиТ;
• индивидуальных планов преподавателей, планов кафедр и факультетов на учебный год, индивидуальных отчётов преподавателей за семестр и за учебный год, отчётов кафедр и факультетов за учебный год.

Система позволяет осуществлять ввод, редактирование, просмотр, автоматизированную обработку и сохранение в файлах стандартных форматов указанных выше документов.

2. Концепция построения

Основу Системы составляет база данных (MySQL). Управление базой данных (администрирование Системы), а также работа пользователей с Системой осуществляется через веб-интерфейс.

3. Доступ

Доступ и работа с Системой возможны с любого компьютера, подключённого к Интернету, с установленными операционной системой Windows или Mac OS и интернет-браузером (Google Chrome, Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera и др.).

Адрес в Интернете – pps.gukit.ru

4. Функционирование

В соответствии с организационной структурой института Система подготовки планов и отчётов имеет иерархическую четырёхуровневую структуру:

• уровень преподавателя;
• уровень кафедры;
• уровень факультета;
• уровень института.

Планы и отчёты преподавателей составляются путём указания сведений по фиксированному набору критериев. В Системе каждому критерию соответствует отдельная веб-страница. Создание планов и отчётов осуществляется путём ввода данных в специальные поля на веб-страницах критериев.

Планы и отчёты более высоких уровней (кафедр, факультетов, института) формируются автоматически путём объединения данных из планов / отчётов предыдущего уровня по командам пользователей, имеющих соответствующие права.

5. Разграничение прав пользователей

После регистрации в Системе пользователь автоматически наделяется определёнными правами в зависимости от его статуса. Каждый пользователь Системы имеет один (или несколько) из следующих статусов:

• преподаватель (обладает базовым набором прав);
• заведующий кафедрой;
• декан факультета;
• ректор, проректор по учебной и научной работе, член Комиссии по гранту.

Преподаватели могут создавать, редактировать и просматривать собственные планы и отчёты, а также сохранять их в файлах стандартного формата Adobe Acrobat (с расширением .pdf).

Заведующие кафедрами могут просматривать планы / отчёты преподавателей своих кафедр, а также давать команду на автоматическое формирование плана / отчёта кафедры, редактировать и сохранять его в файле стандартного формата Adobe Acrobat (.pdf).

Деканы факультетов могут просматривать планы / отчёты кафедр, входящих в состав факультета, а также давать команду на автоматическое формирование плана / отчёта факультета, редактировать и сохранять его в файле стандартного формата Adobe Acrobat (.pdf).

Ректор, проректор по учебной и научной работе могут просматривать планы / отчёты факультетов, а также давать команду на автоматическое формирование плана / отчёта института, редактировать и сохранять его в файле стандартного формата Adobe Acrobat (.pdf).

6. Сроки работы над планами и отчётами

Ввод и редактирование планов и отчётов должно быть завершено к определённому, заранее установленному сроку. По истечении указанного срока создание и изменение планов / отчётов закрывается.

Устанавливаются следующие сроки окончания ввода / редактирования отчетов по гранту:

• преподавателя – 25-е число отчётного месяца, время 23:50;
• кафедры – 27-е число отчётного месяца, 23:50;
• факультета – 31-е число отчётного месяца, 23:50.

Внимание! По истечении указанного срока ввод и редактирование становятся невозможными. Сохраняется возможность просмотра плана / отчёта и его сохранения в файле формата Adobe Acrobat (.pdf).

7. Порядок работы

В адресной строке интернет-браузера введите pps.gukit.ru. Загрузится Главное окно Системы.

В первом сеансе работы с Системой все пользователи должны пройти процедуру регистрации – создать собственные учётные записи. Для регистрации выберите ссылку Перейти к регистрации на главной странице.

Если Вы зарегистрированы ранее, то на главной странице введите Ваш логин и пароль.

По окончании работы с Системой нажмите Выход (в группе Ссылки, расположенной в левой части страницы).

7.1. Регистрация в Системе (создание учётной записи пользователя)

На главной странице выберите ссылку Регистрация и заполните все поля на странице регистрации.

Придумайте и введите в поле Логин любое слово или произвольное сочетание букв, цифр и других символов, которое в дальнейшем будет идентифицировать Вас в Системе. При вводе логина учитывается регистр (верхний / нижний), а также раскладка клавиатуры (язык – английский / русский).

В поле Адрес электронной почты укажите адрес Вашей электронной почты. На него будут высылаться информационные сообщения Системы и новый пароль в случае утери старого. Если у Вас нет электронной почты, то необходимо получить адрес до регистрации.

Придумайте и введите в поле Пароль произвольное сочетание букв, цифр и других символов, которое будет Вашим паролем при входе в Систему. Длина пароля должна быть не менее шести символов. При вводе пароля учитывается регистр (верхний / нижний), а также раскладка клавиатуры (язык – английский / русский).

В выпадающем списке Должность укажите Вашу должность. Если Вы совмещаете несколько должностей, то удерживайте нажатой клавишу Ctrl и отметьте в списке все должности.

В поле Размер ставки укажите размер ставки по основной должности. Для ввода нецелого значения используйте десятичную точку (.).

Заполните остальные поля. При регистрации заполнение всех полей является обязательным. Незаполненные или заполненные неправильно поля выделяются красными рамками.

7.2. Если Вы забыли пароль

Если Вы забыли пароль, то на главной странице, открывающейся сразу после ввода адреса сайта pps.gukit.ru, выберите ссылку Забыли пароль? и введите логин или адрес электронной почты, указанный при регистрации. Указания по дальнейшим действиям будут высланы Вам по электронной почте на указанный адрес.

7.3. Ознакомление с правилами работы и с критериями

Если перед началом работы Вы хотите изучить инструкцию по работе с Системой, то в группе Ссылки (в левой части страницы) выберите ссылку Как работать с Системой.

Если Вы хотите просмотреть список всех критериев, по которым осуществляется планирование / отчётность в рамках программы получения гранта, то в группе Ссылки (в левой части страницы) выберите ссылку Действующий Рубрикатор (критерии). Вы можете скачать полный список критериев в виде файла формата Adobe Acrobat (.pdf) и распечатать его.

Если Вы хотите просмотреть нормы времени для расчёта объёма внеучебной работы по ВПО и СПО (используются при составлении индивидуальных планов преподавателей, планов кафедр и факультетов на учебный год), то в группе Ссылки (в левой части страницы) выберите ссылку Нормы времени. Вы можете скачать данный документ в виде файла формата Adobe Acrobat (.pdf) и распечатать его.

Группа Ссылки доступна во всех режимах работы с Системой, поэтому просмотреть и скачать инструкцию, список критериев, нормы времени Вы можете на любом этапе работы.

7.4. Ввод, редактирование и просмотр плана / отчёта

После регистрации Вы можете приступить к составлению плана / отчёта по программе получения гранта или к составлению индивидуального плана работы преподавателя на учебный год.

Перейдите к просмотру Вашей учётной записи, для чего в группе Ссылки (в левой части страницы) выберите верхнюю ссылку (Ваши фамилия, имя, отчество).

На странице с регистрационными данными выберите одну из ссылок: Индивидуальный план (на учебный год), План по гранту (на календарный год), Отчёты. На странице планов (отчётов) выберите ссылку Создать / редактировать план на… (Создать / редактировать отчёт за…). На открывшейся странице будет представлена система критериев в виде иерархического списка разделов и подразделов (групп критериев).

Щёлкните по названию группы, в которой расположен интересующий Вас критерий. Раскроется список критериев, входящих в группу. Если Вы работали над составлением плана / отчёта ранее, то «непустые» критерии (по которым уже введены сведения) будут выделены другим цветом. Для выбора критерия щёлкните по нему. Откроется страница выбранного критерия.

В Системе каждому критерию соответствует отдельная веб-страница, содержащая ряд полей для ввода сведений по данному критерию. Введите данные в расположенные на странице поля; при этом руководствуйтесь указаниями и рекомендациями, имеющимися рядом с полями. Сохранение введённых данных осуществляется по нажатию кнопок Следующий критерий, Предыдущий критерий или К списку критериев (внизу страницы). Одновременно происходят переходы: по кнопке Следующий критерий – к странице следующего критерия; по кнопке Предыдущий критерий – к странице предыдущего критерия; по кнопке К списку критериев – к иерархическому списку критериев.

Не следует писать "нет" или ставить прочерки в полях критериев, по которым ничего не запланировано / не выполнено (в т.ч. и в разделе 6 "Нарушения трудовой дисциплины").

Если по текущему критерию необходимо ввести ещё сведения (у Вас более одной публикации, в отчётном месяце Вы участвовали в нескольких фестивалях, защитилось несколько Ваших аспирантов и т.п.), то нажмите кнопку Добавить ещё сведения по критерию. При этом откроется новая группа полей.

Обратите внимание, что в нумерации критериев возможны пропуски. Это связано с тем, что некоторые критерии предназначены только для уровней от кафедры и выше и отсутствуют на уровне преподавателей.

Вы можете вводить и редактировать данные неограниченное число раз до истечения официального срока окончания составления плана / отчёта (см. п. 6). По истечении установленного срока ввод и редактирование данных становится невозможным, и план / отчёт будет доступен только для просмотра и сохранения в файле.

7.5. Создание и редактирование плана / отчёта кафедры, факультета, института

Планы и отчёты кафедр, факультетов, института формируются автоматически путём объединения информации из планов / отчётов предыдущего уровня по командам пользователей, имеющих соответствующие права (см. п. 5).

Для перехода к работе с планом / отчётом подразделения выберите ссылку или закладку Моя кафедра (Мой факультет, Мой институт). На открывшейся странице нажмите кнопку формирования плана / отчёта. Данные из планов / отчётов предыдущего уровня автоматически будут объединены в плане / отчёте подразделения.

Внимание! При каждом выборе команды автоматического формирования план / отчёт формируется заново. Результаты редактирования предыдущей версии не сохраняются!

Для редактирование плана / отчёта подразделения выберите ссылку Редактировать план / отчёт…

Формировать и редактировать план / отчёт подразделения можно неограниченное число раз до истечения официального срока окончания составления плана / отчёта (см. п. 6). По истечении установленного срока формирование и редактирование становится невозможным, и план / отчёт будет доступен только для просмотра и сохранения в файле

7.6. Сохранение плана / отчёта в файле и распечатка

По завершении ввода и редактирования выберите ссылку Сохранить в формате Adobe Acrobat (pdf) и сохраните план / отчёт в виде файла стандартного формата Adobe Acrobat (с расширением .pdf). Распечатайте план / отчёт, поставьте свою подпись и подпишите у руководителя Вашего подразделения.

Сохранение плана / отчёта в файле формата Adobe Acrobat возможно в любое время, в т.ч. после окончания установленного срока ввода / редактирования (см. п. 6).

8. Техническая поддержка

В группе Ссылки (в левой части страницы) расположена ссылка Обратная связь, выбрав которую Вы можете написать в группу технической поддержки об обнаруженных ошибках и неполадках, проблемах, возникающих при работе с Системой, задать вопрос, а также высказать Ваши пожелания и предложения.

Руководитель группы разработки и технической поддержки Системы  Золотарев Алексей Анатольевич:
zolotarev-aa@gikit.ru
+7-921-992-33-27

Разработчик и программист Системы, зам. начальника службы информации и общественных связей Жуков Вячеслав Васильевич:
572-42-08
+7-904-615-49-40